Luís César de Moura Menezes, MSc, PMP – 16 de agosto de 2019

Muitas pessoas evitam desenvolver projetos ou, sequer, planejá-los por acreditarem que devem desenvolver uma verdadeira batalha com outras pessoas, que devem ter que exercer em demasia a adivinhação de durações, de prazos, de custos e requisitos. Pensam que viverão uma guerra contra tudo o que possa dificultar o atingimento dos seus objetivos.

Isso não é verdade!

Seja bem-vindo ou bem-vinda pois estaremos, nos próximos parágrafos, vamos explanar – rapidamente – alguns fundamentos e tópicos importantes sobre a gestão dessa “entidade” chamada “projeto”. Sempre que falarmos de “Gestão de Projetos” devemos abordar metodologias, técnicas, dicas e exemplos que, desenvolvidos por organizações, lhes permitirão implementar mudanças de forma estruturada, seja para melhorar o status-quo ou para inovar.

Para entender esta área da gestão será útil posicioná-lo num ambiente em transformação, num ambiente onde inovações – aqui denominadas de “projetos” – aconteçam. Mudanças na estrutura, no desenvolvimento de produtos, na melhoria de seus processos, nas suas ações de marketing e comerciais, na modernização de seu parque de maquinas e no desenvolvimento e implantação de sistema de apoio. E estas são, sem sombra de dúvida, mudanças presentes no dia-a-dia de muitos profissionais em suas organizações, sejam elas do 1º., do 2º. ou do 3º. setor ! Precisamos entender como acontece a concepção de um projeto. Nestes ambientes devem ser segmentados conjuntos de atividades distintas – os “projetos” – e aplicadas técnicas específicas para o seu melhor desenvolvimento.
Ao trabalharmos com projetos é importante poder e saber fazer escolhas criteriosas: seja das soluções, seja dos métodos executivos, seja dos recursos. Para tanto, é fundamental conhecer técnicas para gerar alternativas e para escolher dentre elas a que melhor atenda as suas necessidades no projeto.

Uma vez que você tenha tomado as primeiras decisões para o projeto alguns passos são muito importantes para serem dados durante a sua concepção:
– identificar o projeto com a estratégia da empresa;
– identificar interessados em seu sucesso e, eventualmente, em seu fracasso;
– definir com clareza o objetivo e a abrangência do projeto;
– articular politicamente para que o projeto tenha guarida na organização;
– reconhecer no ambiente externo oportunidades e ameaças ao projeto.

Nesta fase inicial e com estes elementos vamos criar uma visão de mais longo prazo sobre o projeto e isto trará outras perspectivas, permitirá que você inicie o projeto com uma postura pró-ativa, que trará inúmeras vantagens para atingir os seus objetivos. Estaremos dando inicio ao planejamento do projeto. Após formalizar o início do projeto – através de instrumentos bastante conhecidos no universo de projetos – você poderá iniciar a formação do time do projeto, avaliar os riscos presentes no seu ambiente e montar uma peça fundamental para o projeto: o plano de comunicação.

Você deve recolher conceitos e técnicas, ao longo do caminho, que permitirão desdobrar o seu projeto em elementos para gerenciar os prazos – intermediários e total – do projeto, melhor planejar e controlar os recursos, os gastos e o orçamento do seu projeto e alinhar- se com as especificações: parâmetros de qualidade, a abrangência e os limites do projeto.

Estes aspectos fundamentais devem ser complementados pelos cuidados necessários ao trabalho em equipe e na gestão de conflitos durante o projeto. Estes são aspectos do planejamento do projeto que identificam o que pode ser feito e, considerando as restrições impostas pelo cliente ou pelo mercado, os ajustam as imposições que lhe são feitas de prazos, custos, qualidade e outras especificações. O resultado destes ajustes é traduzido num conjunto de referências para o projeto, como se fosse uma bússola. Esta referência mostrará sempre o caminho que deve ser percorrido: datas, atividades, gastos, recursos.

O conjunto de conceitos e técnicas empregados na gestão de projetos auxilia o profissional no que fazer para ter sucesso e conseguir implantar o que foi planejado. Podemos, então, passar para a execução do projeto. Apesar deste zelo, nem tudo o que for previsto será feito e alguns imprevistos ocorrerão. Saber lidar com estas situações será muito importante para você em seu projeto: pessoas, pressões, atrasos, mudanças, mais conflitos, escassez de recursos, riscos novos, serão alguns dos parâmetros que você terá que lidar e controlar durante a execução de seu projeto. Importa saber como trabalhar com estas situações para aproveitar o percurso e desfruta-lo como fonte de aprendizado e não de punição. Desembocamos no fechamento do projeto.

Ao chegarmos ao término do projeto, saberemos o quanto é importante prepararmo-nos para esta fase. A documentação, a desmobilização da equipe, o aceite do cliente, os recebimentos, encerramento de contratos com fornecedores, as lições aprendidas e as celebrações, são elementos importantes que lhe permitirão encerrar com chave de ouro todos os seus projetos. Se ousarmos dedicar atenção para conduzir estas atividades, a batalha não passará de um conjunto de esforços que criarão pontes entre uma situação conhecida e outra desejada.

Caminhemos juntos.

Essa é uma jornada muito saudável.