GESTÃO DE PROJETOS AUXILIA EMPRESAS A CRESCER
Luís César de Moura Menezes, MSc, PMP – 07 de agosto de 2019
Projetos são desenvolvidos por pessoas e os gestores de projetos sabem que além da metodologia, ferramentas e instrumentos de gestão estão as pessoas (aonde devemos incluir o próprio gerente do projeto) através do time do projeto, terceiros e fornecedores. É todo um “lado humano” do projeto que merece uma atenção especial na busca dos resultados desejados.
O gerente do projeto tem um papel especial no trato com essas pessoas. Assim, clientes, membros do time e outros stakeholders devem ser identificados e estratégias para lidar com eles devem ser explicitamente desenvolvidas. Digo explicitamente, pois, natural ou intuitivamente lidamos com eles, mas devemos ser intencionais ao trabalhar com cada um deles se desejarmos garantir o sucesso. Cada relacionamento deve ser objetivado, claro, para que a busca pela satisfação e atendimento de expectativas individuais seja real. Assim, compilar os interesses das pessoas ao redor do projeto e identificar como melhor atendê-los é fundamental. É provável que o gerente financeiro de uma organização tenha interesse em ver a saúde financeira do projeto enquanto os colaboradores, além do aspecto técnico e da qualidade, queiram seus empregos e ocupações preservados.
Importa respeitar o orçamento e entregar no prazo um projeto, mas os seus resultados devem ser aceitos para que possamos afirmar o sucesso do projeto. Para tanto, os gerentes de projeto devem desenvolver algumas habilidades importantes.
A liderança é algo fundamental e que deve ser desenvolvida sobre bases sólidas, atributos do profissional que assume a gestão do projeto. Seja qual for o atributo: conhecimento, ética, ser exemplo, construtor de time, coragem, visão, resiliência, empatia, carisma ou tantos outros, ele deve ser percebido pelos membros do time para que o líder possa se instalar, como tal, no projeto. Assim, o gestor deve ter clareza de suas habilidades e qualidades pessoais e saber como dosar o seu uso na construção da liderança, no âmbito do projeto.
A capacidade de comunicação, seja ela por escrito, seja ela verbal ou empregando outros recursos e mídias, deve ser dominada pelo gerente do projeto para garantir um bom fluxo de informações e sua compreensão por todos os envolvidos no projeto. Como desenvolvemos a comunicação cotidianamente, vez por outra, não prestamos atenção no conjunto de elementos presentes no processo de comunicação. É preciso estar sempre atento e buscando melhorias neste complexo processo que é o da comunicação com as pessoas. O gerente do projeto deve estar preparado, também, para negociar, a todo momento, aspectos importantes ao projeto. O escopo, os riscos, recursos, espaço de trabalho, soluções de problemas e conflitos, formato das entregas, prazos e datas são alguns dos itens mais frequentemente negociados pelo gestor. Caso esteja pouco ou mal preparado para negociar, provavelmente, sucumbirá em inúmeras situações o que o fragilizará frente ao projeto, o que poderá comprometer a sua atuação. Existem técnicas e diversos aspectos comportamentais que podem se aprendidos para facilitar o aprendizado e a melhoria nas negociações.
A habilidade na solução de problemas é um fator que contribui para o sucesso do projeto. Não só a comunicação, mas a utilização de técnicas que apoiem a identificação do problema e suas causas, priorização dentre elas e identificação das melhores e mais viáveis soluções bem como a sua implementação são elementos que devem melhor esta habilidade. O gestor que não resolve problemas está fadado a acumulá-los e a dificultar o andamento do projeto. Ferramentas e capacitação devem aumentar a sua habilidade de antecipação de situações, e evitar problemas que comprometam os objetivos do projeto como prazo, orçamento e aceitação do usuário.
A capacidade de influir na organização do projeto é um aspecto muito importante e que todo gerente de projetos deveria procurar desenvolver, seja por suas habilidades de relacionamento interpessoal, seja pela sua capacidade de comunicação e pelo uso de referências que facilitem a sua influência. Essa influência deve ocorrer no âmbito do projeto seja pelo conhecimento técnico, dos processos e burocracia existentes, relacionamentos pessoais importantes, conexão com a estratégia ou mesmo poder hierárquico, que não raras vezes é utilizado para exercer a influência. A sua aplicação deve ocorrer nas imediações do projeto – com gerentes funcionais, executivos e fornecedores – e, até mesmo, em organismos externos a empresa, mas importantes para o projeto.
A motivação para o desenvolvimento das atividades e do projeto em si, embora seja um fator individual, do gerente do projeto, em si, é uma habilidade importante, uma vez que contagia os membros do time. O gestor é sempre um foco de referência para todos no projeto. Desta forma, seu semblante, sua emoção positiva por aquilo que está desenvolvendo, pode auxiliá-lo na tarefa de arrebatar seus colaboradores a atuarem mais e melhor no projeto. Inspirar, motivar e ser confiável: os profissionais do time e demais intervenientes esperam essas competências do gerente de projetos.
A organização, igualmente, deve ser um atributo prezado pelo gestor do projeto. É difícil controlar tudo, por isso, priorizar o trabalho, ter um método, um roteiro e templates a utilizar é sempre importante e fundamental a um gerente de projetos.
No âmbito dos projetos a máxima de que “o ótimo é inimigo do bom” deve ser considerada, uma vez que possuímos inúmeras restrições a serem respeitadas num espaço de tempo, também, limitado. Assim, o pragmatismo que leva a um excesso de análise e exigências, pode atrasar e prejudicar um projeto. É preciso concentrar-se em realizar um trabalho bem feito com os recursos disponíveis.
Assim, toda empresa deve preparar seus profissionais de gestão de projetos para atender as suas necessidades, com os recursos disponíveis, gerenciando pessoas e tudo mais por meio das melhores práticas de mercado.
Você está disposto a desenvolver estes conhecimentos? Vamos lá?
Mãos a obra!