Luís César de Moura Menezes, MSc, PMP – 01 de julho de 2019
1. Sumário
Toda organização necessita definir uma estratégia. Ela dirige e transforma a empresa hoje. Ela permite que ações sejam ordenadas e executadas. Resultados devem ser gerados e virão os bônus da definição da estratégia. Existem, entretanto, meandros em todo este processo e que merecem ser melhor conhecidos e desenvolvidos.
2. A estratégia e seu desdobramento
A estratégia de uma organização possui nuances da vontade de vários de seus executivos corroboradas por pesquisas e indicações positivas de mercado futuro. O arrojo, o apetite ao risco também faz parte de uma estratégia empresarial. Os caminhos a serem percorridos, via de regra, espelham valores e princípios explícitos ou aceitos como válidos pela direção e colaboradores da organização. Uma das melhores formas de definir uma estratégia considera consulta das bases da organização. Os colaboradores, em suas diversas áreas de atuação, são sensores espetaculares que, quando bem orientados, trazem contribuições riquíssimas. Um movimento para não perder estas contribuições consiste na elaboração de um portfólio de projetos, que contemple os projetos estratégicos da empresa.
3. Um portfólio robusto
A mobilização da organização para a estratégia faz com que pensamentos sejam conectados, ideias desenvolvidas, e iniciativas possam ser estruturadas. As iniciativas devem ser ideias que têm uma estrutura mais clara, uma estimativa de público, mercado, gastos e retorno. Não basta pensar “entrar no mercado A”. É importante entender o tamanho deste mercado, os produtos e/ou serviços que serão disponibilizados, investimentos necessários a esta viabilização, período e montante esperado de retorno. O portfolio, em sua gênese, deve identificar critérios relevantes e que devam ser aplicados sobre as iniciativas fazendo com que as mais relevantes possam se destacar. Assim, critérios econômicos e que estejam alinhados a estratégia, como ROI, Payback, Earning After Tax, são comumente empregados. Outros critérios – mais qualitativos – que alinhem as iniciativas com a estratégia, como mercado desejado, margens possíveis, Market share, grau de inovação, podem ser estabelecidos.
Este conjunto de variáveis deve ser utilizado como um filtro pelo qual possam passar, todas as iniciativas previamente estruturadas. Ao passarem neste filtro teremos um conjunto de iniciativas candidatas a comporem o Portfólio de Projetos da organização. Na criação do portfólio é comum empregarmos uma análise de risco e complexidade para eliminar aqueles projetos menos favoráveis. A consideração das restrições de recursos e prazos bem como considerações sobre urgências também impactam a escolha das iniciativas que se transformarão em projetos.
Um conjunto de projetos estratégicos comporá este Portfólio que deverá ser avaliado com alguma frequência – trimestre, semestre – considerando a evolução no cenário.
4. Projetos na estratégia da organização
Uma visão estratégica deve ser estendida a gestão de projetos na empresa. Foco, prioridade, metodologia devem auxiliar a que os recursos sejam melhor aproveitados. O alinhamento com boas práticas de mercado – como as do PMI Project Management Institute, do Prince 2, do IPMA International Project Management Association – deve auxiliar um desenvolvimento correto dos projetos. A consideração de capacitações e habilidades técnicas no uso de conceitos, práticas e metodologias é fundamental. Entretanto, desenvolver e aplicar capacitações e habilidades comportamentais deve permitir que os trabalhos de equipes multidisciplinares gerem resultados quantitativa e qualitativamente superiores.
Planejar, executar, monitora e controlar são posturas que somam para a obtenção de bons resultados no desenvolvimento de projetos, especialmente quando estes fazem parte de um portfólio de projetos estratégicos, que entregarão a estratégia da organização.
5. As quatro disciplinas na execução dos projetos
As 4 disciplinas na execução de projetos, conhecidas e aplicadas com a sigla 4DXProj ® (www.sinteseconsultoria.com.br), é uma técnica que promove uma simplificação espetacular na gestão de projetos. Elas podem ser resumidas em:
1. Identifique o que é crucial: em cada fase do ciclo de vida de um projeto
2. Crie medidas que orientem e que dirijam: as entregas e a dinâmica do projeto
3. Tenha a vista o progresso do projeto e de suas atividades: com painéis e curvas de progresso
4. Mantenha as pessoas conectadas e responsáveis: através de sua responsabilização Assim, ouse simplificar mas, para tanto busque apoio para as 4DXProj e para os projetos que virão.
Foque nas metas crucialmente importantes ao projeto: entregas, prazos, resultados e trabalhe em time para obter melhores resultados. Estes resultados devem estar conectados as medidas de controle e direção no projeto que sejam sensíveis aos membros do time do projeto. Mantenha um placar envolvente para a equipe – o ideal seria que o time o construísse, embora as 4DXProj já ofereça dois modelos de placar. A prática tem mostrado uma elevada aceitação pelo PP Progresso do Projeto e pelo Burndown Chart. Reporte resultados, revise ações e comprometa todos.
6. Conclusões
A conexão de todos estes elementos permite que as empresas possam caminhar com direção e foco e gerar resultados compatíveis com as estratégias estabelecidas. A Gestão Estratégica de Projetos deve alinhar estes elementos e permitir a sua assimilação através das lideranças e principais colaboradores das organizações. Coloque foco na estratégia mas fortaleça os meios pelos quais ela possa ser implementada e colha frutos saborosos ao longo de todo o processo de desenvolvimento.